Viele Unternehmen kennen den Ablauf: Mitarbeitende fahren die Baustelle ab, machen Fotos mit dem Handy, füllen die Checkliste aus und schreiben Anmerkungen auf einen Zettel. Im Büro beginnt das Sortieren. Stunden später entsteht ein Bericht, der oft unvollständig ist. Diese Arbeitsweise ist fehleranfällig und kaum rechtsverbindlich. Digitale Systeme schaffen Abhilfe. KONWART verbindet Kontrolle, Dokumentation und Archivierung in einem rechtssicheren Prozess.
Warum Papierprotokolle scheitern.
Fotos, Checkliste und Notizen müssen händisch zusammengeführt und irgendwo archiviert werden. Hier besteht die Gefahr, das wichtige Informationen verloren gehen. Papier ist zwar greifbar, kann aber im Schadenfall manipuliert werden; denn Inhalte sind nachträglich veränderbar. Bei einer Prüfung durch den Auftraggeber lässt sich kaum nachvollziehen, ob die Kontrolle tatsächlich zum festgelegten Zeitpunkt im erforderlichen Umfang durchgeführt wurde. Deshalb ist ein belastbarer Nachweis der Kontrolle nur mit Hilfe einer nachvollziehbaren und fälschungssicheren Dokumentation möglich.
Digitale Kontrolle Schritt für Schritt
KONWART vereint alle Schritte in einer App: Baustelle auswählen und Kontrolle starten. Mängel erfassen und Fotos aufnehmen. GPS-Daten und Uhrzeit werden automatisch gespeichert. Nach Abschluss wird das Protokoll automatisch archiviert. Mängel können direkt an verantwortliche Personen weitergeleitet werden. Das manuelle und zeitraubende Zusammenführen von Daten wird mit der App überflüssig.
Praxisvorteile
Digitale Kontrolle spart Zeit und reduziert Fehler. Berichte sind sofort verfügbar. Der Nachweis ist eindeutig. Hierbei profitieren Auftraggeber und Auftragnehmer gleichermaßen. Ein PDF-Export für den elektronischen Versand vereinfacht die Abläufe: Auftraggeber und Behörden können Berichte auf Wunsch zugeschickt bekommen.
Der Umstieg auf digitale Kontrolle ist in der heutigen Zeit eine logische Konsequenz: Sie ist zeitsparend, rechtssicher und einfach durchzuführen. Wer auf KONWART setzt, arbeitet effizienter und steigert die Beweiskraft der Dokumentation.