Die Kontrolle einer Arbeitsstelle von längerer Dauer ist eine notwendige Pflicht. Haftungsrisiken und strenge Auflagen verlangen eine Dokumentation, die den Prüfinstanzen standhält. Ein ordentlicher Nachweis der durchgeführten Kontrolle ist für den Ausführenden somit ein hilfreiches Instrument, um sich im Schadenfall entlasten zu können. Die Frage lautet, was macht eine Dokumentation rechtssicher?
Kriterien für rechtssichere Kontrollen
Der tägliche Kontrollprozess ist aufwändig, weil dies sowohl organisatorisch als auch kostenmäßig geplant werden muss. Beauftragte Unternehmen erliegen häufig der Versuchung, die Kontrollen „ausfallen“ zu lassen und erst auf Verlangen von Verkehrsbehörden oder Auftraggebern die Papierchecklisten nachträglich auszufüllen und einzureichen. Und solange nichts passiert… was soll´s?!
Wenn es aber zu einem Unfall kommt, merkt man schnell, dass diese Strategie kein Kavaliersdelikt ist.
Eine ordnungsgemäße Dokumentation gemäß ZTV-SA 97 ist nicht nur vollständig, sondern fälschungssicher, zeitlich und räumlich nachvollziehbar und kann Behörden bzw. Auftraggebern jederzeit vorgelegt werden.
Wie digitale Systeme die Anforderungen erfüllen
KONWART speichert jede Kontrolle mit eindeutiger Kennung, Zeitstempel und Standort, fügt Fotos und Notizen hinzu und speichert alles in der Cloud. Nach dem Speichern kann das Protokoll gelesen, aber nicht mehr verändert werden. Ergänzungen zum Protokoll sind möglich und erfolgen als neue, datierte Nachträge. So entsteht eine lückenlose Kette von Nachweisen.
Vorteil im Ernstfall
Auf Verlangen von Auftraggebern, Polizei oder Berufsgenossenschaften liegen vollständige Protokolle vor, die tatsächlich belegen, dass die Kontrollen regelmäßig durchgeführt wurden. Das schützt vor Vorwürfen und stärkt die Position des Unternehmens in einem möglichen Rechtsstreit.
Digitale Systeme wie KONWART bieten zuverlässige und belastbare Nachweise. Unternehmen sichern damit ihre Verantwortung ab und schaffen Vertrauen gegenüber Auftraggebern und Behörden.